Cómo Funcionan los Calendarios en High Level y Cómo Configurarlos Paso a Paso

Introducción: ¿Cómo funcionan las agendas en High Level?

Si alguna vez te has preguntado cómo diablos funcionan las agendas y calendarios en High Level, déjame decirte algo: son muchísimo más potentes de lo que parecen. No estamos hablando solo de reservar una cita; estamos hablando de automatizar tu tiempo, organizar tu negocio y darle a tus clientes una experiencia tan fluida que pensarán que tienes un ejército detrás… cuando en realidad todo está en tu pantalla.

¿Quieres reservas uno a uno?
¿Sesiones grupales?
¿Distribución automática entre tu equipo?
¿Reservas presenciales en tu local, restaurante o consulta?

High Level lo hace. Y lo hace bien.

Pero antes de que te pierdas entre tantos botones, vamos paso a paso.

Tipos de calendarios: ¿Cuál debes usar según tu negocio?

Aquí empieza la magia. High Level no tiene un solo tipo de calendario… tiene varios, y cada uno sirve para algo distinto. Lo mejor: todos funcionan con la misma lógica básica.

1. Calendario de Reserva Personal (1 a 1)

Este es el clásico. El favorito de coaches, consultores, vendedores y cualquier profesional que necesite reunirse uno a uno con un cliente.
Puedes controlar:

• Horarios disponibles

• Duración de la sesión

• Tiempo mínimo de reserva

• Buffer antes y después

• Revisión automática del calendario de Google

• Integración con Zoom, Meet y más

Además, High Level puede distribuir estas citas entre tu equipo automáticamente si tienes varios vendedores o asesores. Es como tener un mini gestor de operaciones integrado.

2. Calendario para Clases

Ideal para coaches, profesores, consultores y cualquier negocio donde los clientes deben elegir entre diferentes horarios de clases.
Tus alumnos podrán ver y reservar:

• Lunes 3 pm

• Martes 9 am

• Jueves 7 pm

O cualquier horario que configures.

3. Reserva Colectiva

Varias personas de tu equipo + 1 cliente.
Perfecto para:

• Asesorías avanzadas

• Evaluaciones

• Procesos clínicos

• Consultorías multidisciplinarias

Piénsalo como una reunión tipo “panel”.

4. Calendarios de Eventos

Estos no necesitan anfitrión.
Sirven para:

• Conferencias

• Entrenamientos presenciales

• Talleres

• Seminarios

• Eventos especiales en tu local

Un cliente se registra en un evento, y listo.

5. Calendarios de Servicios (negocios físicos)

Pensado para:

• Médicos

• Odontólogos

• Spa

• Restaurantes

• Centros de estética

• Barberías

• Cualquier negocio que funcione por servicios en sede

Es una de las opciones más completas.

¿Dónde encuentras y gestionas los calendarios en High Level?

Dentro de tu cuenta de High Level, solo debes ir a:

Calendarios → Configuración del calendario

Ahí verás:

• Calendarios activos

• Inactivos

• Calendarios creados

• Opciones de edición

• Vista de lista de citas

También puedes entrar desde Configuración en el menú lateral.

Creando un calendario paso a paso (ejemplo real)

Vamos a crear uno desde cero contigo. Respira que no es tan largo.

Paso 1: Crear un nuevo calendario

Ir a:

Calendarios → Nuevo calendario

Ahí High Level te pregunta el tipo: reserva personal, clases, evento, etc.

Vamos a escoger Reserva Personal.

Paso 2: Asignar un anfitrión

Aquí te va a pedir seleccionar a un miembro del equipo.
Si no tienes uno creado, toca ir a:

Configuración → Mi personal → Añadir usuario

Añades:

• Nombre

• Email

• Rol (administrador o usuario)

• Teléfono

Y lo guardas.

Ahora sí puedes asignarlo.

Paso 3: Configuración básica

Aquí defines:

• Nombre del calendario

• URL

• Duración de la cita

• Método de reunión (Zoom, Meet, Teléfono, etc.)

• Descripción

• Imagen o logo

Sencillo, pero importante.

Paso 4: Disponibilidad del anfitrión

Aquí defines el horario real:

• Días que trabaja

• Horas exactas

• Timezone

• Errores comunes que evitamos con buffers

• Configurar días libres

• Configurar días especiales

Ejemplo:
Lunes desde las 11 am
Miércoles hasta las 2 pm
Viernes no trabaja

Paso 5: Mostrar disponibilidad parcial (ocupación)

Puedes decirle a High Level que esconda parte de tu disponibilidad para parecer más ocupado.
Ejemplo:

Mostrar solo el 30% de las horas reales.

Útil cuando no quieres parecer demasiado libre.

Paso 6: Intervalos, buffers y límites

Aquí defines:

• Tiempo entre citas

• Cuántas citas por día

• Tiempo mínimo para agendar

• Tiempo máximo para agendar

• Buffer antes y después

Por ejemplo:

• 30 minutos de preparación antes

• 30 minutos después

Evitas citas pegadas que son un dolor de cabeza.

Paso 7: Formularios y pagos

Puedes elegir:

• Si primero eligen fecha o primero pagan

• Si deben llenar formulario

• Si permites añadir invitados

• Si aceptas pagos (Stripe, etc.)

• Página de agradecimiento

• Código del pixel

Paso 8: Notificaciones y recordatorios

Aquí defines qué mensajes recibirá tu cliente:

• Email

• SMS

• WhatsApp

• App

Y en qué situaciones:

• Cita reservada

• Cita confirmada

• Cita cancelada

• Recordatorio (1 hora antes, 24 horas antes, etc.)

• Reprogramación

La clave para evitar “no shows”.

¿Qué más puedes hacer con los calendarios en High Level?

• Integrar Zoom, Meet o teléfono

• Conectar tu Google Calendar o Outlook

• Ver listas de citas

• Editar o eliminar calendarios

• Añadir eventos recurrentes

• Controlar disponibilidad por equipo

• Crear calendarios individuales por servicio

Es un sistema extremadamente completo.

Conclusión

Los calendarios en High Level no son solo un “agendador de citas”. Son una herramienta estratégica que te ahorra tiempo, automatiza tu negocio y profesionaliza tu marca. Una vez que aprendes a configurarlos, abres la puerta a un sistema donde tu negocio funciona incluso cuando tú no estás frente al computador.

Ya sea que seas coach, consultor, agencia, negocio físico o creador de infoproductos, High Level te da la estructura para que nunca pierdas una cita, un cliente o una oportunidad.

Y ahora que entiendes cómo funcionan, estás listo para construir un sistema de reservas que trabaje para ti.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Puedo usar varios calendarios en una sola cuenta de High Level?

Sí. Puedes crear calendarios independientes para cada servicio, miembro del equipo o evento.

2. ¿High Level permite cobrar en el mismo calendario?

Sí. Solo necesitas integrar Stripe o la pasarela de pago correspondiente.

3. ¿Puedo sincronizar el calendario con Google o Outlook?

Claro. High Level puede revisar disponibilidad y evitar choques entre citas.

4. ¿Qué tipo de negocios usan más los calendarios de High Level?

Coaches, agencias, clínicas, spas, restaurantes, barberos, consultores y negocios con reservas.

5. ¿Puedo enviar recordatorios automáticos por WhatsApp?

Sí, siempre y cuando tengas WhatsApp integrado en High Level.

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