Cómo migrar de Calendly a Go High Level paso a paso (Guía completa en español)

Migrar de Calendly a Go High Level no es solo cambiar de herramienta. Es como pasar de manejar una bicicleta a conducir un auto con piloto automático, GPS y control total del camino.
Si usas HighLevel en español para vender, agendar citas, automatizar seguimientos y cobrar pagos, tiene todo el sentido centralizarlo todo en una sola plataforma.

En esta guía te voy a explicar cómo hacer la migración correcta, paso a paso, sin perder usuarios, citas, automatizaciones ni configuraciones clave. Vamos con calma, pero con precisión.

 

Migrar usuarios de Calendly a Go High Level

Calendly permite múltiples usuarios dentro de una misma organización (piénsalo como un nivel agencia). Cada usuario tiene su propio calendario, su propia página y sus propios tipos de eventos.
En Go High Level, esta estructura se replica mediante subcuentas y equipos.

 

Paso 1: Exportar la lista de usuarios desde Calendly

Primero necesitamos el mapa antes de movernos.

1. Inicia sesión en Calendly.

2. En la esquina superior derecha ve a Account > Users.

3. Haz clic en Export.

4. Se descargará un archivo CSV con todos los miembros de la organización.

Este archivo será tu referencia para asegurarte de que nadie se quede por fuera al crear los usuarios en HighLevel.

Paso 2: Agregar y asignar usuarios en HighLevel

1. Inicia sesión en Go High Level.

2. Ve a Agency Settings > Team.

3. Verifica qué usuarios ya existen.

4. Usa el botón + Add Employee para agregar los que falten.

5. Asigna roles según la información del CSV exportado.

Piénsalo como pasar lista en clase: todos deben estar presentes antes de avanzar.

 

Migrar configuraciones de calendario

Calendly se sincroniza con Google Calendar, Outlook o iCloud para evitar dobles reservas.
HighLevel hace exactamente lo mismo, pero desde su propio sistema de calendarios.

⚠️ Importante: estos pasos deben hacerse por cada usuario que estés migrando.

Paso 1: Desconectar Google Calendar de Calendly

1. En Calendly ve a Account > Calendar Sync.

2. Desconecta Google Calendar u Outlook.

Esto evita conflictos de sincronización más adelante.

Paso 2: Conectar Google Calendar a Go High Level

1. En HighLevel ve a Settings > Integrations.

2. Conecta Google Calendar u Outlook.

3. Autoriza el acceso.

4. Luego ve a Calendars > Calendar Settings > Connections.

5. Configura preferencias como cancelaciones y bloqueos de agenda.

HighLevel revisará tu disponibilidad real y bloqueará horarios ocupados automáticamente.

Paso 3: Verificación post-migración

Agenda una cita de prueba en Google Calendar y verifica que:

• Aparezca bloqueada en HighLevel.

• Respete eventos ocupados existentes.

Si esto funciona, vas por buen camino.

 

Migrar configuraciones de disponibilidad

Aquí es donde muchos fallan… y luego se preguntan por qué su agenda se descontroló.

 

Paso 1: Documentar configuraciones en Calendly

Antes de tocar nada, revisa y anota:

• Horarios disponibles

• Tiempos de buffer

• Aviso mínimo

• Límites diarios

• Zona horaria

Sí, es tedioso, pero es como tomarle foto a tu sala antes de mudarte.

Paso 2: Configurar disponibilidad en HighLevel

1. Ve al calendario específico en HighLevel.

2. En Availability Settings replica exactamente los valores documentados.

3. Verifica que la zona horaria coincida en la ubicación y en el perfil del usuario.

Paso 3: Revisión final

Abre el calendario y confirma que:

• Los horarios disponibles coinciden.

• Los buffers funcionan.

• No se puede sobreagendar.

 

Configurar videollamadas (Zoom)

Si usabas Zoom con Calendly, no te preocupes: HighLevel lo hace igual… o mejor.

 

Paso 1: Desconectar Zoom de Calendly

1. En Calendly ve a Integrations > Zoom.

2. Desconecta la cuenta.

Paso 2: Conectar Zoom en Go High Level

1. En HighLevel ve a Settings > Calendar > Connections.

2. Conecta Zoom y autoriza el acceso.

3. Configura Zoom como ubicación predeterminada si aplica.

 

Configurar cobros y pagos (Stripe)

Sí, HighLevel también cobra desde el calendario. Y lo hace muy bien.

 

Paso 1: Desconectar Stripe de Calendly

1. En Calendly ve a Integrations > Stripe.

2. Haz clic en Disconnect.

⚠️ Nota: los eventos pagos se volverán gratuitos al desconectar Stripe.

Paso 2: Conectar Stripe en HighLevel

1. En la subcuenta de HighLevel ve a Payments > Integrations.

2. Conecta Stripe.

Paso 3: Activar pagos en calendarios

Activa el cobro directamente desde la configuración del calendario en HighLevel.

 

Migrar tipos de eventos (Calendars)

En Calendly se llaman Event Types.
En HighLevel, simplemente son Calendars con superpoderes.

 

Paso 1: Documentar tipos de eventos

Anota para cada evento:

• Nombre

• Duración

• Ubicación

• Buffers

• Límites

• Campos personalizados

Paso 2: Recrearlos en Go High Level

1. Ve a Calendars > Calendar Settings.

2. Crea un nuevo calendario.

3. Configura todos los detalles.

4. Asigna miembros del equipo.

5. Agrega campos personalizados si aplican.

Paso 3: Compartir enlaces

Genera el enlace del nuevo calendario y reemplaza todos los links de Calendly en:

• Web

• Emails

• Embudos

• WhatsApp

Paso 4: Prueba final

Haz una reserva de prueba y verifica:

• Formularios

• Notificaciones

• Zoom

• Pagos

• Automatizaciones

 

Migrar automatizaciones (Workflows)

Aquí es donde HighLevel brilla de verdad.

 

Paso 1: Documentar workflows en Calendly

Revisa:

• Disparadores

• Correos

• SMS

• Recordatorios

Paso 2: Recrearlos en HighLevel

1. Ve a Automation > Workflows.

2. Crea nuevos flujos usando triggers como:

   • Appointment booked

   • Appointment canceled

   • No show

3. Personaliza mensajes con variables dinámicas.

Paso 3: Pruebas

Crea una cita de prueba y confirma que:

• Los mensajes se envían.

• Los tiempos son correctos.

 

Migrar contactos

No quieres perder datos, ¿cierto?

 

Paso 1: Exportar eventos desde Calendly

1. Ve a Home > Meetings.

2. Filtra eventos.

3. Haz clic en Export para descargar el CSV.

Paso 2: Importar contactos a HighLevel

Prepara el CSV y utiliza el importador masivo de contactos de HighLevel.

 

Consideraciones finales de migración

 

Capacitación y soporte

• Capacita a tu equipo en HighLevel.

• Asegúrate de que sepan usar soporte oficial.

Migrar otras herramientas

Calendly es solo una pieza del rompecabezas.
HighLevel puede reemplazar CRM, email marketing, automatizaciones, funnels y más.

 

Conclusión

Migrar de Calendly a Go High Level no es solo una mejora técnica: es una decisión estratégica.
Centralizas tu operación, automatizas procesos y ganas control total de tu negocio digital.

Si vas a crecer, HighLevel no es opcional… es el siguiente paso lógico.

 

Preguntas frecuentes

 

1. ¿Puedo usar HighLevel en español para gestionar calendarios?

Sí, Go High Level funciona perfectamente en español y es ideal para equipos y agencias en Latinoamérica.

2. ¿HighLevel reemplaza completamente a Calendly?

Sí. HighLevel cubre calendarios, pagos, automatizaciones y mucho más desde un solo lugar.

3. ¿Puedo conectar varios calendarios en HighLevel?

Sí, cada usuario puede tener su propio calendario sincronizado con Google u Outlook.

4. ¿Qué pasa con los pagos si desconecto Stripe de Calendly?

Los eventos se vuelven gratuitos hasta que actives Stripe en HighLevel.

5. ¿Vale la pena migrar si tengo un equipo grande?

Definitivamente sí. HighLevel está diseñado para escalar equipos, automatizaciones y ventas.

 

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