Cómo migrar de Zoho a Go High Level sin perder datos (Guía completa en Español)

Migrar de Zoho a Go High Level (HighLevel) puede sentirse como cambiarte de casa: todo funciona, pero moverlo bien es lo que marca la diferencia entre el caos y una transición ordenada. ¿La buena noticia? Si sigues un proceso claro, puedes hacerlo sin perder información, sin dolores de cabeza y aprovechando todo el potencial de HighLevel en español.

En esta guía te voy a explicar, de forma práctica y conversada, cómo migrar cada componente clave de Zoho a HighLevel, desde contactos hasta automatizaciones, con tips reales que evitan errores comunes. Vamos paso a paso.

Migrar Contactos de Zoho a HighLevel

Los contactos son el corazón de cualquier CRM. Aquí no hay margen para improvisar.

Zoho permite exportar hasta 200.000 contactos por archivo CSV, priorizando los registros más antiguos. El archivo se descarga comprimido y el enlace solo estará disponible durante 7 días, así que ojo con los tiempos.

Paso 1 – Exportar contactos desde Zoho

Antes de exportar, piensa estratégicamente: ¿cómo vas a organizar esos contactos en HighLevel?

• Prepara tus datos: Convierte listas y segmentos de Zoho en tags, ya que en HighLevel los tags son clave para automatizaciones y smart lists.

• Exporta los contactos:
  Ve a Setup > Data Administration > Export
  Haz clic en Start an Export > Module > Contacts.

• Selecciona los campos:
  Incluye siempre email o teléfono, ya que HighLevel los necesita para identificar contactos.

• Descarga el archivo:
  Cuando el estado cambie a Completed, descarga el CSV desde el historial.

Paso 2 – Preparar el CSV para HighLevel

Aquí es donde muchos fallan… y luego culpan a la plataforma.

• Formato de fechas: Usa siempre YYYY-MM-DD.

• Codificación UTF-8: Fundamental para que tildes y caracteres especiales no se dañen.

• Limpieza de datos: Elimina emojis, saltos de línea y símbolos innecesarios.

• Campos personalizados:
  En HighLevel ve a Contacts > Settings > Custom Fields y recrea los campos que usabas en Zoho.

Paso 3 – Importar contactos en HighLevel

• Entra a Contacts y haz clic en Import Contacts.

• Sube el CSV.

• Mapea los campos correctamente (nombre, email, teléfono, etc.).

• Aplica tags como “Zoho Import” para identificar el origen.

• Inicia la importación.

Consejo clave: si un campo no existe en HighLevel, créalo antes de importar. Eso evita datos perdidos.

Paso 4 – Revisar la información importada

• Verifica contactos, campos y etiquetas.

• Recrea smart lists usando los tags.

• Compara una muestra con Zoho para asegurar consistencia.

Migrar Usuarios de Zoho a HighLevel

Aquí hay una diferencia importante: los usuarios no se importan automáticamente en HighLevel. Todo se hace de forma manual, pero bien organizada.

Paso 1 – Exportar usuarios desde Zoho

• Ve a Setup > Data Administration > Export > Module > Users.

• Incluye campos como email y rol.

• Descarga el CSV.

Paso 2 – Preparar usuarios para HighLevel

• Verifica que todos tengan emails únicos.

• Organiza usuarios por equipos y permisos.

• Define si pertenecerán a la agencia o a subcuentas.

Paso 3 – Crear usuarios en HighLevel

• Ve a Settings > Team > Add Employee.

• Define rol (admin o usuario).

• Asigna permisos y subcuentas.

• Clona permisos para equipos similares y ahorra tiempo.

Migrar Calendarios y Citas

Las citas no se migran automáticamente. Aquí toca reconstruir.

Paso 1 – Exportar citas desde Zoho Bookings

• Exporta las citas desde Appointments.

• Guarda el CSV como respaldo.

Paso 2 – Documentar calendarios en Zoho

• Revisa Workspaces.

• Anota servicios, integraciones, usuarios y reglas.

Paso 3 – Crear calendarios en HighLevel

• Ve a Subaccount Settings > Calendars.

• Configura recordatorios, usuarios y ubicaciones.

• Añade integraciones de calendario.

• Prueba todo antes de usarlo en producción.

Migrar Oportunidades y Pipelines

Los pipelines son el mapa de tus ventas. Aquí no se improvisa.

Paso 1 – Exportar Deals desde Zoho

• Exporta desde Module > Deals.

• Incluye email o teléfono.

Paso 2 – Recrear pipelines en HighLevel

• Ve a Opportunities > Pipelines.

• Crea etapas similares a Zoho.

• Añade campos personalizados.

Paso 3 – Importar oportunidades

• Prepara el CSV.

• Importa desde el pipeline correspondiente.

• Mapea campos correctamente.

Paso 4 – Verificar datos

• Revisa oportunidades, montos y etapas.

• Corrige cualquier error de mapeo.

Migrar Formularios

Los formularios se reconstruyen, no se importan.

Paso 1 – Exportar formularios desde Zoho

• Descarga respuestas en CSV.

• Guarda la estructura como referencia.

Paso 2 – Crear formularios en HighLevel

• Ve a Sites > Forms.

• Reproduce campos y lógica.

• Configura acciones automáticas.

Migrar Contratos y Documentos

Paso 1 – Descargar contratos desde Zoho

• Descarga copias de los contratos manualmente.

Paso 2 – Crear contratos en HighLevel

• Ve a Payments > Documents & Contracts.

• Reproduce textos, campos y firmas.

• Configura automatizaciones y notificaciones.

Migrar Sitios Web

No hay exportación directa. Aquí manda la paciencia.

Paso 1 – Guardar contenido de Zoho Sites

• Copia textos, imágenes y SEO.

• Documenta URLs y estructura.

Paso 2 – Reconstruir en HighLevel

• Usa Sites > Funnels o Websites.

• Reproduce páginas y optimización SEO.

Paso 3 – Desconectar dominio de Zoho

• Ve a Zoho Directory > Admin Panel > Custom Domain.

• Elimina el dominio.

Paso 4 – Conectar dominio a HighLevel

• Ve a Settings > Domains > Add Domain.

• Sigue las instrucciones DNS.

Migrar Automatizaciones

Aquí está la magia… y el mayor reto.

Paso 1 – Documentar automatizaciones en Zoho

• Workflows

• Autoresponders

• Lead Scoring

Paso 2 – Recrear scoring en HighLevel

• Ve a Subaccount Settings > Manage Scoring.

• Replica reglas.

Paso 3 – Crear workflows en HighLevel

• Ve a Automation > Workflows.

• Configura triggers, acciones y secuencias.

• Ajusta engagement scoring.

Migrar Analítica y Reportes

Paso 1 – Exportar datos desde Zoho Analytics

• Descarga reportes clave como respaldo.

Paso 2 – Usar reportes de HighLevel

• Crea widgets personalizados.

• Usa dashboards (Plan Pro).

• Aprovecha reportes nativos

Conclusión

Migrar de Zoho a Go High Level no es solo mover datos, es reconstruir tu sistema con más control, más automatización y más escalabilidad. Si documentas bien, limpias tus datos y aprovechas las funciones nativas de HighLevel, el resultado es un CRM más potente y alineado con ventas y marketing.

Piensa en esto como cambiar de vehículo: al inicio todo es nuevo, pero una vez entiendes el tablero, no quieres volver atrás.

Preguntas Frecuentes sobre migración a HighLevel

1. ¿Puedo migrar todo automáticamente de Zoho a HighLevel?
No. Algunas partes requieren importación manual o reconstrucción, especialmente automatizaciones y calendarios.

2. ¿HighLevel tiene límite de contactos?
Depende del plan, pero en general es mucho más flexible que Zoho.

3. ¿Se pierden los historiales de citas?
Las citas se exportan como respaldo, pero no se importan de forma nativa.

4. ¿Necesito conocimientos técnicos para migrar?
No avanzados, pero sí orden y atención al detalle.

5. ¿Vale la pena migrar a Go High Level?
Si buscas centralizar marketing, ventas y automatización en una sola plataforma, definitivamente sí.

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